Moselo Journal
Bagi Anda yang bekerja di bidang administrasi pasti sempat merasa kesulitan saat harus membuat kop surat perusahaan format baru. Namun jangan khawatir karena sekarang sudah ada cara cepat untuk membuatnya, kurang dari 5 menit kop surat sudah siap digunakan untuk surat menyurat resmi.
Jika sekarang ini Anda sedang mencoba untuk membuat surat yang akan dikirim ke mitra perusahaan maka harus ada kop surat perusahaan. Sekarang membuat kop surat di Word tidak lagi butuh waktu lama, banyak cara otomatis untuk mempercepat proses pembuatan kop, bahkan 5 menit sudah cukup.
Pastikan semua langkah di atas telah terpenuhi, namun pastikan menarik perhatian semua orang yang melihatnya.
Jika Anda bekerja di perusahaan pasti sudah tahu jika ingin surat menyurat maka harus menggunakan kop agar terlihat resmi. Namun selain itu ada juga beberapa fungsi lain membuat keberadaan kop surat perusahaan ini memang begitu penting.
Berikut ini adalah penjelasan lebih detail mengenai fungsi dari kop surat perusahaan.
Kop surat tidak hanya template formalitas saja, melainkan juga bagian untuk perkenalan. Lewat kop surat perusahaan akan terlihat identitas dari perusahaan atau sebuah instansi. Biasanya dalam sebuah surat juga akan disertakan logo dari perusahaan sehingga penerima juga tahu keabsahannya.
Selain itu kop surat perusahaan juga sangat bagus untuk membuat surat nampak terlihat lebih remi dan profesional. Tidak perlu lagi menggunakan editan atau tambahan grafis tertentu untuk membuatnya nampak bagus. Dengan kehadiran dari kop surat saja sudah cukup membuatnya nampak menarik untuk dibaca.
Selain untuk membuat identitas perusahaan jadi lebih jelasm, tampilan surat juga akan terlihat lebih wah. Hanya dalam sekali lihat saja orang sudah tahu jika surat tersebut memang dibuat untuk atas nama pengirim yang sudah dtulis. Tidak boleh sembarangan orang membuka tanpa persetujuan.
Itulah mengapa kop surat harus buat dengan serapi mungkin. Penulisan informasi pada kop juga tidak boleh asal-asalan,harus benar dan baku sesuai informasi aslinya. Dengan begitu pengirim bisa mendapatkan informasi yang dicarinya dengan benar. Tidak ada lagu pertanyaan belum terjawab.
Ada alasan mengapa kop surat perusahaan diletakkan pada bagian atas. Yakni untuk membuat perhatian pembaca langsung tertuju ke arah tersebut. Tentunya ini bisa jadi salahh satu sarana promosi yang dengan bangga mmeberikan informasi seputar perusahaan kepada pihak pembaca, seperti promosi secara tertulis.
Dengan begitu pihak pembaca akan mengetahui dengan jelas soal informasi yang disampaikan, juga profil umum seputar perusahaan yang mengiriminya surat. Usahakan jika profil itu benar-benar sudah sesuai dengan apa yang sudah di tuliska ke Google atau situs website yang ada di internet.
Struktur penulisan pada kop surat perusahaan juga tidak boleh asal-asalan. Penulisan juga tidak boleh berantakan, harus sesuai dengan aturan yang sudah diberlakukan. Sudah ada urutan atau format kebiasaan yang diberlakukan untuk kop surat. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan.
Hal pertama yang harus Anda perhatikan tentunya adalah nama perusahaan atau instansi yang ditulis dalam kop surat tersebut. Jangan sampai penulisannya salah dan membuat informasi rancu, hal tersebut menunjukkan dengan jelas identitas dari pengirim dan maksut yang dituju.
Karena pada dasarnya memang banyak sekali nama-nama PT yang mirip satu sama lain. Hanya berbedapada kata akhirnya saja. Apalagi banyak juga yang bergerak di bidang yang sama sehingga akan berbahaya jika sampai terjadi kesalahan penulisan informasi nama perusahaan tertukar dengan lainnya.
Aspek selanjutnya yang harus Anda perhatikan adalah penulisan alamat lengkap. Di kop surat sendiri memang sedikit berbeda dengan surat lainnya. Namun biasanya perusahaan juga sudah mempersiapkan format khusus agar semua kop surat perusahaan memiliki penulisan alamat yang sama satu ldan lainnya.
Alamat yang dituliskan memang harus jelas dan detail. Dari nama jalan, kemudian RT dan RW sampai ke nomor fax yang dimiliki perusahaan. Dengan begitu penerima juga bisa tahu dan mengirimkan balasan ke alamat sudah dituliskan tanpa ada kesalahan. Dengan begitu komunikasi bisa terjalin dengan baik.
Kemudian ada logo perusahaan. Jika memang belum memilikinya maka usahakan membuat dengan baik dan benar. Maksudnya adalah jangan sampai logo yang dibuat sama dengan perusahaan lainnya. Itulah alasan mengapa harus riset.
Riset akan membuat Anda jadi lebih tahu apakah logo yang dibuat sama dengan tempat lainnya. Jika belum ada yang menyamai maka Anda bisa menggunakannya ke dalam kop surat. Namun jika ada yang sama maka harus membuatnya dari awal kembali. Harua ada ciri khas dan mudah diingat juga.
Sebenarnya ini opsional dalam artian bisa digunakan ataupun tidak. Biasanya ada beberapa perusahaan juga yang menuliskan kantor cabang di kop surat perusahaan. Ini hanya sebagai informasi tambahan saja untuk pembaca karena siapa tahu alamat rumah mereka dekat dengan kantor cabang.
Namun jika ternyata kantor cabang sudah cukup banyak tentu terlalu repot jika harus menuliskan di kop surat. Solusinya Anda bisa meletakkan di akhir bagian surat saja. Dengan begitu pihak penerima juga jadi lebih nyaman ketika membacanya. Tidak terlalu mengganggu penampilan dari kop surat.
Struktur terakhir yang harus Anda perhatikan selanjutnya adalah detail informasi yang dituliskan dalam kop surat. Misalnya saja nomor telepon, kode pos dan alamat website dari perusahaan. Informasi ini juga sangat berpengaruh karena nantinya akan dibaca juga oleh para pembaca.
Untuk antisipasi karena bisa saja pembaca masuk ke website lebih baik Anda juga melengkapi informasi di website. Membuat tampilannya jadi lebih unik dan menarik karena dengan begitu pembaca akan semakin penasaran mencoba produk atau melakukan kerjasama dengan pihak kalian.
Membuat kop surat perusahaan sendiri sebenarnya adalah pekerjaan mudah. Jika dulu harus dibuat secara manual menggunakan Word sekarang sudah ada akses otomatisnya. Membuat pekerjaan jadi lebih mudah. Cukup 5 menit saja kop surat perusahaan sudah bisa digunakan untuk kelengkapan surat menyurat.
Jika kebetulan perusahaan anda ini berada di bidang bisnis industri kreatif, maka tidak ada salahnya coba bergabung ke Moselo.com, kami merupakan sebuah marketplace yang bergerak dibidang industri kreatif. Anda bisa menawarkan produk anda disini sekaligus bisa mencari ide dari para pengusaha yang lainnya.
